Mon aide numérique

La purge annuelle des informations du GAR et la remontée des données des systèmes d’information s’effectuent dans les derniers jours d’août afin de disposer d’éléments actualisés pour la rentrée.

Vous pouvez suivre la disponibilité de ce service sur la Météo du numérique disponible dans Toutatice, à cette adresse https://meteo-du-numerique.ac-rennes.fr/ ou sur application. Quand le service aura rouvert les Responsables d’affectation du GAR pourront à nouveau distribuer les ressources pour que les élèves et les personnels en disposent.

Si vous n’êtes pas Responsable d’affectation, n’hésitez pas à contacter votre Référent numérique ou, par défaut, votre chef·fe d’établissement qui gèrent le GAR, afin qu’ils vous précisent les modalités de distribution des ressources numériques qu’ils envisagent pour votre établissement.

La désignation des responsables d'affectation délégués du GAR doit être faite et mise à jour chaque année par le·la chef·fe d'établissement ou le·la directeur·rice d’école, via la Gestion des groupes dans Toutatice. Vous pouvez vous référer à ce tutoriel vous expliquant l'utilisation de ce module.

Vous pouvez ajouter un responsable d’affectation (RA) ou retirer une personne qui n’exerce plus cette mission. Un délai de 48h environ est nécessaire pour que l’accès à la console du GAR soit fonctionnel, même si l’application apparaît immédiatement sur le bureau Toutatice.

Si la personne découvre cette mission de responsable d'affectation du GAR, vous pouvez la renvoyer vers la documentation mise à sa disposition dans le guide utilisateur du GAR.

La mise à jour des chefs d'établissements et des directeurs comme responsable d’affectation du GAR n’est faite qu'à la rentrée. Mais, vous pouvez vous rajouter vous-même comme Responsable d’affectation comme décrit dans ce tutoriel.

Un délai de 48h environ est nécessaire pour que l’accès à la console du GAR soit fonctionnel, même si l’application apparaît immédiatement sur votre bureau Toutatice.

Pour les enseignants qui ont défini des favoris dans Toutatice, les ressources GAR sont dans le Catalogue des applications. Si nécessaire, consultez cette rapide présentation des favoris dans Toutatice

La distribution d'une ressource GAR est automatique, mais il y a parfois un délai de rafraîchissement des informations (30' maximum). Au-delà de ce laps de temps, pensez à rafraîchir votre page et à vider le cache de votre navigateur (si besoin, voir ce tutoriel). Si la ressource n'est pas visible sur le bureau Toutatice, le Responsable d'affectation pourra contacter la plateforme AMIGO pour analyse du problème.

Pour une ressource sur abonnement payante, la première chose à faire est de s'assurer auprès de l'éditeur si c'est une ressource compatible GAR.

Si vous êtes Responsable d’affectation du GAR, vous pouvez vérifier dans la console d'affectation l’état de vos abonnements aux ressources du GAR (voir ce tutoriel). N'hésitez pas à demander à votre gestionnaire si l’abonnement a bien été contracté ou s'il est encore en cours (certains abonnements ont une échéance en cours d'année).

Enfin, prenez contact avec l’éditeur de la ressource car c’est l'éditeur qui déploie les ressources numériques dans votre GAR. L'assistance académique n'est pas en mesure de débloquer une ressource dans le GAR d'un établissement.

C'est normal car les ressources GAR sont rattachées à un établissement et non à une personne. En clair, si vous disposiez d'un abonnement à une ressource dans un lycée, il est fort probable que vous n'y ayez plus accès en passant dans un collège qui n'a pas contracté cet abonnement.

Si la mutation se fait sans discontinuité d'abonnement, vous devriez par contre retrouver automatiquement vos données dans votre nouvel établissement.

Avant de quitter un établissement, vous pouvez récupérer les données des services GAR que vous utilisiez. Prenez contact avec l'éditeur des services en question pour qu'il vous explique les modalités de portabilité de vos données.

Ce problème est lié à une purge des anciens élèves qui n’est pas encore effective à la rentrée. En effet, si les classes portent le même nom que l’an passé, les effectifs des classes conservent un certain temps en mémoire des élèves ayant quitté le second degré public (parti dans le supérieur, dans l'enseignement privé, hors académie ou en fin de scolarité). La purge se fait plus tardivement en octobre pour permettre des réajustements sur certains parcours de scolarité.

Vous pouvez récupérer les exemplaires attribués par erreur aux élèves partis sans attendre cette purge des annuaires.

1. Manuellement vous retirez les ressources affectées. Voir ce tutoriel.
2. Si nécessaire, vous pouvez aussi forcer la récupération des licences verrouillées (en cas de départ de moins de 15 jours) Voir ce tutoriel.

La nouvelle console du GAR doit simplifier la redistribution des ressources. Désormais, chaque licence qui se libère est attribuée automatiquement aux élèves des classes ou groupes pour lesquels le nombre d'exemplaires n'était pas suffisant.

Lorsqu’un personnel ou un élève arrive dans un établissement en cours d’année, le traitement de sa situation administrative peut prendre un certain temps, notamment dans les situations singulières (changement d’académie, intégration dans le système scolaire, réintégration, etc).

Il faut ajouter à cela un délai de traitement des données par le GAR. Ces étapes sont automatiques, une fois que la situation administrative est bien clarifiée dans SIECLE (en second degré) ou ONDE (en premier degré). Notez que les remontées d'information est automatique et quotidienne pour les établissements publics, mais qu'elle nécessite une actualisation manuelle pour les établissements de l'enseignement privé, agricole et maritime.

En conséquence, l'apparition du nouveau personnel ou du nouvel élève dans la console du GAR prend entre 2 et 7 jours en règle générale.

Passé ce délai, nous vous invitons à solliciter votre administration pour savoir quelle est la situation de la personne concernée. Si tout semble à jour administrativement et que le problème demeure, vous pouvez alors contacter la plateforme AMIGO pour analyser le problème.

Il est fréquent que les groupes d'élèves n'aient pas été créés ou peuplés dans la base scolarité, mais juste dans le logiciel de vie scolaire (Pronote).

Vous devez vous tourner vers votre direction pour qu’elle renseigne ces données ou qu’elle les actualise. Pour le second degré, la procédure à suivre est décrite dans ce tutoriel.

Une fois ce traitement administratif effectué, un délai de 48 à 72h maximum est nécessaire pour que les informations concernant les groupes apparaissent dans votre console GAR.

Normalement un Responsable d'affectation accède à la console du GAR sur son bureau Toutatice. Il est automatiquement identifié, sans nécessité de réauthentification.

Il est très probable que vous rencontriez un problème de cache de navigateur.

1. Il faut d'abord le vider. La procédure pour vider le cache de son navigateur est décrite dans ce tutoriel.
2. Puis vous repassez par Toutatice > GAR (mais pas par un raccourci dans votre barre d'adresse), afin de recréer le chemin d'authentification. Nous vous conseillons d’ailleurs de toujours passer par votre bureau Toutatice pour suivre le chemin d'authentification.
3. Si la procédure n'est pas suffisante, vous pouvez passer par un autre navigateur ou une fenêtre de navigation privée.

La nouvelle console d'affectation (avril 2025) a simplifié la procédure.

• Des affectations automatiques sont effectuées lorsque des nouveaux élèves/enseignants rejoignent une classe ou un groupe ou un établissement pour lequel une ressource est déjà affectée, si des licences sont disponibles pour la ressource en question.
• Dans le cas où le nombre de licences disponibles est insuffisant, des affectations partielles aléatoires sont effectuées : parmi l'ensemble d’individus non affectés à une ressource, les individus sont sélectionnés de façon aléatoire selon le nombre de licences disponibles. Les affectations sont ensuite complétées automatiquement au prorata des nouvelles licences disponibles.

Certaines ressources GAR font partie d'un module plus large, invisible côté utilisateur : une "famille". Pour que la ressource fonctionne, il est donc nécessaire d'attribuer la "mère de famille".

On conseille d'attribuer la "mère de famille", invisible côté utilisateurs en amont de la ressource.

Lors de l'affectation d'une ressource membre d'une famille, la nouvelle console GAR (avril 2025) propose d’affecter la mère de famille* associée en un clic. Cela évite les erreurs liées à l'oubli d'affectation d'une "mère de famille" (erreur de type SSO).

Certains utilisateurs de Pearltrees ou Labomep par exemple font régulièrement cette remarque.

Dans la plupart des applications du GAR, les groupes et les classes n’apparaissent et ne se peuplent qu’une fois que les élèves et les enseignants ont effectué leur première connexion de l’année depuis leur bureau Toutatice en cliquant sur la ressource GAR (pas sur une application mobile).

Pour les lycéens qui utilisent une application comme Pearltrees sur leur mobile, ils doivent se reconnecter une première fois en début d'année via Toutatice pour être associés à leur classe.

L'assistance académique AMIGO n'est pas en mesure d'accompagner l'usage des ressources du GAR.

La DRANE de l'académie de Rennes dispose d'un Référent ressources et d'un réseau d'enseignants-formateurs qui connaissent les principales ressources du GAR. Vous pouvez les contacter à l'adresse ce.drane@ac-rennes.fr.

Pour les ressources sur abonnement, nous vous conseillons de contacter directement l'éditeur qui propose probablement des modalités d'accompagnement de ses usagers.