Dématérialiser la collecte de données : quels outils pour quel usage ?
Dans un contexte où la transformation numérique s’accélère, les services, écoles et établissements cherchent à simplifier et fiabiliser le recueil d’informations auprès des usagers, des partenaires et des agents. Dématérialiser un processus de collecte, qu’il s’agisse d’un sondage, d’une enquête interne ou d’une démarche administrative, ne se résume pas à « mettre un formulaire en ligne ». Le choix de l’outil conditionne la qualité des données, la sécurité du traitement, mais aussi l’expérience des utilisateurs.
Voici ci-dessous un tableau comparatif des différentes solutions mises à disposition des agents par l'académie ou le ministère. Ces applications permettent chacune de :
- Créer un formulaire de recueil de données (texte, numérique, date, fichier, ...)
- Communiquer auprès d'utilisateurs ce formulaire (authentification, lien, date d'ouverture)
- Suivre l'avancée des saisies des utilisateurs
- Traiter la donnée (consolidation, exports, ...)
| Nom | Principales fonctionnalités | Mode de diffusion | Traitement de la donnée | Facilité d'usage (de ★ à ★★★★★) |
| Grist |
- Tableur relationnel (tables liées, formules Excel/Python) - Création de formulaires intégrés - Dashboards et vues multiples |
- Partage via lien - partage de document - intégration dans ces pages web possible - formulaires partageables publiquement ou en interne |
Directement dans l'application. CSV / Excel (export via UI) accès API pour extraire données (possibilité self-host pour contrôles d’exports) |
★★★★ interface proche d’un tableur ; faible courbe pour formulaires simples, mais certaines fonctions avancées (relations, scripts) demandent plus de compétences |
| Démarches-Simplifiées |
- Création de procédures/formulaires administratifs - Gestion & instruction de dossiers (pièces jointes, suivi) - Conformité RGPD / usages publics |
Formulaires publiés sur la plateforme (URL publique), intégrés aux services publics ; ciblé usagers/administrés |
Export natif des dossiers : .csv, .xls, .ods, .zip (options d’export standard et modèles d’export personnalisés pour instructeurs) |
★★★ très adapté au contexte administratif (conformité), mais orientation « démarche officielle » peut rendre certains usages moins souples que des outils généralistes |
| Colibris |
- Portail de démarches RH pour académies (demandes, suivis, code de suivi) - Intégration aux workflows RH et authentification académique - Orienté pour les services académiques RH |
Diffusion via portail sécurisé (accès authentifié), formulaires internes accessibles depuis l’intranet/portail mobile (e-colibris) | Export / téléchargement selon configuration locale (habituellement CSV/XLS ou exports via interface instructeur des académies) |
★★★★ conçu pour les agents : ergonomie orientée démarches RH ; très pratique pour usages internes mais peu générique hors périmètre éducation |
| Voxco |
- Plateforme professionnelle d’enquêtes complexes - Logique avancée (sauts) traitement de nombreuses données / tableau de bord & analyses intégrées |
Communication multi-canal : lien web, mail, relance automatique, contrôle via tableau de bords des réponses |
Exports riches pour analyse : SPSS, SAS, Excel, CSV Tableaux de bords et rapports analytiques intégrés |
★★★ très puissant pour études complexes mais demande formation / accompagnement |
| Questionnaire « flash » | - Enquêtes courtes & ciblées (3–10 min) Réalisation rapide d'un formulaire | Diffusion par lien web | Export de fichier CSV / Excel |
★★★★ format très simple à concevoir et déployer car les fonctionnalités sont limitées et l'interface est ergonomique |
| Evento/Sondage |
- Sondage en vue d’organiser un évènement - Sondage en vue d'effectuer de la prise de rendez vous |
Diffusion par lien web | Export de fichier CSV / Excel | Système de notification lors d'une participation/prise de rendez-vous. |