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Les CE et CE délégués doivent assigner les mobilités collectives sortantes élèves à un·e enseignant·e pour que il/elle complète les informations avant de la soumettre à validation du CE. Les secrétaires et ERAEI (délégation 'référent étranger') peuvent remplacer les enseignants pour compléter la saisie de ce type de mobilité.
Pour les mobilités collectives sortantes élèves, il faut donc obligatoirement deux personnes différentes : un CE ou CE délégué pour déclarer/ assigner la mobilité et un Secrétaire ou un ERAEI pour la saisie. Le CE ou CE Délégué doit ensuite vérifier la saisie et valider la mobilité.

Le CE (chef·fe d'établissement) peut déléguer aux secrétaires

• soit la possibilité de créer des assignations pour des mobilités sortantes élèves ==> accès complet
• soit la possibilité de compléter des voyages scolaires (à la place de l'enseignant·e assigné) ==> accès secrétaire

Attention : 2 délégations ne peuvent pas être données à la même personne : Pour les mobilités collectives sortantes élèves, il faut donc obligatoirement deux personnes différentes : un CE ou CE délégué pour déclarer/ assigner la mobilité et un·e enseignant·e ou un·e secrétaire ou un ERAEI pour la saisie. Le CE ou CE Délégué doit ensuite vérifier la saisie et valider la mobilité.

Les délégations ne sont pas cumulables et une seule personne ne peut pas endosser tous les rôles afin de pouvoir seul déclarer tous les types de mobilité. Il n'y a pas d'accès complet (la délégation de type 'CE Délégué' porte ce libellé dans DelegCE et nous avons demandé son renommage) L'application a été développée ainsi, selon les spécifications de la MOA DREIC (Délégation aux Relations Européennes et Internationales et à la Coopération) avec des rôles séparés non cumulables. Un chef d'établissement et un chef d'établissement délégué peuvent saisir directement presque tous les types de mobilités, sauf les mobilités collectives sortantes élèves. Les CE et CE délégués sont autonomes pour saisir les mobilités de type :

• mobilité individuelle sortante élève
• mobilité individuelle sortante personnel
• mobilité individuelle entrante élève
• mobilité individuelle entrante personnel
• mobilité collective entrante élèves
• mobilité collective entrante personnels
• mobilité collective sortante personnel

Les CE et CE délégués doivent assigner les mobilités collectives sortantes élèves à un·e enseignant·e pour qu'il/elle complète les informations avant de la soumettre à validation du CE. Les secrétaires et ERAEI (délégation 'référent étranger') peuvent remplacer les enseignants pour compléter la saisie de ce type de mobilité.
Pour les mobilités collectives sortantes élèves, il faut donc obligatoirement deux personnes différentes : un CE ou CE délégué pour déclarer/ assigner la mobilité et un Secrétaire ou un ERAEI pour la saisie. Le CE ou CE Délégué doit ensuite vérifier la saisie et valider la mobilité.

La solution de contournement est d'assigner en tant que responsable de la mobilité un autre enseignant de l'établissement, qui devrait être accompagnant par exemple, et de déclarer l'enseignant manquant en tant qu'accompagnant mais de type 'Autre' plutôt que 'Enseignant' afin de saisir manuellement les informations concernant celui-ci (comme pour un parent d'élève de type 'Parent').
Ce sera alors à cet autre enseignant de l'établissement de compléter le formulaire de la mobilité. Le chef d'établissement doit pouvoir également s'ajouter en tant que responsable de la mobilité, mais dans ce cas, il ne pourra pas la compléter lui-même et il faudra qu'une personne du secrétariat (personne avec une délégation de type 'Secrétaire' via DeleGCE) complète le formulaire de la mobilité.
Il est possible d'ajouter des commentaires dans la dernière zone du formulaire, nommée Observations, pour indiquer que l'accompagnant déclaré est l'enseignant responsable

Dans le 1er paragraphe 'Information générale', il faut saisir le pays et la ville de destination (champ nommé 'Commune de destination'), mais ce n'est pas suffisant. L'application a besoin de connaitre les dates et horaires des trajets qui sont à spécifier dans le paragraphe 'Itinéraire de la mobilité'. Il faut alors que le Pays d'arrivée et la ville d'arrivée (champ nommé 'Commune d'arrivée') soient identiques à ceux saisis dans le paragraphe 'Information générale', sinon l'erreur "Une des étapes doit avoir pour arrivée la ville de destination" apparait au moment de la validation de la mobilité. Attention, les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance mais les caractères accentués doivent également être respectés (une demande de correction a été déposée concernant ce point). Par exemple, ces villes sont toutes considérées comme différentes : Treves, Trêves, Trèves et Tréves.

Dans l'application, les coordonnées du chef d'établissement (nom, prénom et adresse mail) sont celles de la personne qui crée l'assignation et non pas celles du chef d'établissement. Et ces coordonnées ne sont pas modifiables. Si une personne qui a la délégation "Accès complet" crée une assignation, ce sont donc ces coordonnées qui seront affichées en tant que chef d'établissement dans "Informations générales".

Une prochaine version de l'application devrait prendre en compte cette incohérence.

Dans le cas d'un changement de dernière minute (élèves, accompagnants, encadrants, ...) il est possible de modifier les informations du dossier : seule la personne qui a complété le dossier est habilité à faire cette modification.

Attention : il n'est pas possible de modifier un dossier si la date de début de la mobilité est révolue.

Si le personnel en charge de la mobilité des élèves dans l'établissement n'est pas un personnel de l'Education Nationale (son compte a été créé par Deleg-CE), il n'est pas proposé dans la liste des personnels de l'établissement.